¿Por qué no cuadra la caja de mi negocio?

Un arqueo de caja es la suma del dinero que dispone la caja en cualquier negocio al final del día, el cual conlleva mucha responsabilidad. Se trata de una operación muy simple que da lugar al descuadre.

Uno de los principales motivos de retrasos en los reportes diarios de las ventas en un negocio son los cuadres de caja o arqueos, además el hecho de que un descuadre de caja sea sobrante o restante genera un proceso administrativo/problema contra los empleados que muchas veces termina con el despido del mismo.

Esta situación se ha vuelto tan cotidiana, que las grandes cadenas de supermercados contemplan en sus cuentas un presupuesto contra el cual ir registrando contablemente el faltante de dinero que se les presenta, porque no obstante, también hay sobrantes, y en la operación de suma y resta de los mismos, siempre o la mayor parte de las ocasiones, será negativa.

¿Cuál es la causa?

Por norma general, solemos caer en la equivocación cuando pensamos que la causa es un empleado recién contratado, pero no es cierto pues normalmente los cuadres de caja del empleado serán correctos. Una vez el empleado tiene más práctica y confianza es cuando comienzan a aparecer los descuadres.

Es como cuando se aprende a conducir un coche, cuando eres novel, circulas lento, eres muy precavido, conduces a la defensiva, y por ende es muy difícil que tengas accidentes o que incurras en infracciones a las señales de tráfico, pero una vez adquieres confianza y práctica, tu riesgo de accidentarte o infringir las normas de circulación se vuelve más alto.

Esto mismo es lo que sucede con la gestión de las cajas registradoras, comienzas a distraerte con mayor facilidad porque confías mucho en tus habilidades y es ahí donde en cualquier descuido genera el descuadre en la caja.

Las causas más comunes

  1. Billetes falsos: La falta de capacitación y actualización del personal de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las características de seguridad que llevan los billetes.
  2. Cambio Errado: Esta es la causa más común, el despiste, la distracción propia o causada, hace que el cajero entregue mal las vueltas, tanto de más como de menos.
  3. Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno y un faltante al otro.
  4. Pérdida de Documentos Valor (Comprobantes de Pago de Tarjeta Crédito y Débito, Cheques): Muchas veces estos documentos terminan en la basura confundidos con tickets.
  5. Robo interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes dándoles menos cambio del que les corresponde.

Ante una duda con un cliente, es bueno que el cajero se sienta con toda la tranquilidad para llamar a un supervisor que le apoye y le ayude a aclarar la situación, tanto realizando un arqueo en ese momento como con la revisión de la grabación de las cámaras.

¿Cómo prevenir los descuadres de caja?

La mejor manera de prevenir estas situaciones, sean voluntarias o no, es la instalación de un sistema de gestión de efectivo como CashGuard, la mejor solución del mercado. Es importante plantear esta herramienta como una inversión y no como un gasto para el negocio.

La solución está al alcance de todos los comercios

Cada vez son más los comercios que apuestan por las nuevas soluciones en gestión de efectivo para el punto de venta como CashGuard de StrongPoint. ambas integradas y personalizadas para cualquier tipo de negocio.

Por este y otros motivos, es importante invertir en soluciones de gestión de efectivo que den respuesta a los problemas más habituales de los puntos de cobro de los comercios.

  • El sistema de gestión de efectivo CashGuard da el cambio automáticamente a sus clientes.
  • Cuadra la caja al final de la jornada.
  • Suprime los errores en el cambio.
  • Evita las aglomeraciones para pagar.
  • Ofrece datos y estadísticas en tiempo real sobre las ventas y movimientos de caja, evita cualquier tipo de robo, etc.

Telsystem está a su disposición para aportar su experiencia y ayudarle a optimizar los procesos de gestión del negocio aportando las mejores soluciones del mercado: CASHGUARD, TPV´s y comanderas NCR Orderman y software BDP.

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